La mentalidad popular concibe la burocracia como el excesivo papeleo que origina lentitud en la solución de los problemas, así como el apego a los reglamentos y rutinas que provoca ineficiencia en la organización.

Marx Weber, sin embargo, entiende la burocracia como la organización eficiente por excelencia. Para ello, se ha de describir rigurosamente y por anticipado la manera de hacer las cosas. Estas serían sus características principales:

• Carácter legal de normas y reglamentos: la burocracia es una organización unida por normas y reglamentos previamente establecidos por escrito, a modo de legislación propia y que define anticipadamente cómo deberá funcionar la organización, intentando cubrir todas las situaciones posibles. Las normas han de ser coherentes con los objetivos previstos por la organización y dan poder a las personas investidas de autoridad. Están escritas para asegurar una interpretación sistemática y unívoca. Así se economizan esfuerzos y se estandariza la organización.
• Carácter formal de las comunicaciones:la burocracia utiliza rutinas y formatos para asegurar las comunicaciones y para facilitar el cumplimiento de los objetivos. Las reglas, decisiones y acciones administrativas se formulan y registran por escrito para asegurar la interpretación uniforme de los mensajes.
• Carácter racional y división del trabajo: se caracteriza por tener una división sistemática del trabajo que intenta alcanzar la eficiencia de la organización, de ahí el aspecto racional de la burocracia. Con la división sistemática del trabajo, del derecho y del poder, cada uno sabe exactamente cuál es su tarea, cantidad de mando, límites, derechos y poder.
• Impersonalidad en las relaciones: la distribución de actividades se hace en términos de cargos y funciones. Se ejercen derechos y poderes en cuanto a cargos y funciones.
• Jerarquía de la autoridad: la distribución de la autoridad dentro del sistema sirve para reducir al mínimo los roces, mediante el contacto oficial.
• Rutinas y procedimientos estandarizados: se hace alusión al método científico, que según Weber “alcanzó los mayores triunfos en el acondicionamiento y entrenamiento racionales del desempeño en el trabajo”.
• Competencia técnica y meritocrática: la admisión, transferencia y promoción de empleados se fundamenta en criterios de evaluación válidos para toda la organización y no en méritos particulares o arbitrarios. Se tiene en cuenta la competencia, el mérito y la capacidad con relación al cargo o función.
• Especialización de la administración, independientemente de los propietarios: los miembros del cuerpo administrativo deben estar completamente separados de la propiedad de los medios de producción.
• Profesionalización de los participantes: cada miembro de la burocracia se considera un profesional porque: 1) es un especialista; 2) es asalariado; 3) ocupa un cargo; 4) ha sido nombrado por un superior jerárquico; 5) su puesto es por tiempo indeterminado; 6) hace carrera dentro de la organización; 7) no tiene la propiedad de los medios de producción; 8) es fiel al cargo y se identifica con los objetivos de la empresa; 9) tiende a controlar completamente y cada vez más las burocracias.
• Completa previsión del funcionamiento:el modelo burocrático parte de la suposición de que el comportamiento de los miembros de la organización es completamente previsible, de ahí su completa planificación del funcionamiento.