Relacionada en buena medida con la distinción entre eficacia y eficiencia, Barnard presenta una interpretación de los motivos por los cuales las personas deciden cooperar en un contexto organizativo. Parte de la siguiente distinción:

a)      Incentivos y alicientes: los pagos efectuados por la organización a cada participante. Incluye: salarios, beneficios, premios, reconocimientos, elogios, oportunidades, etc.

b)      Contribuciones: los retornos con los que cada participante contribuye a la marcha de la organización. Incluye: trabajo, dedicación, esfuerzo, lealtad, etc.

Su teoría del Equilibrio Organizacional sostiene que la organización será solvente y seguirá existiendo en tanto que las contribuciones de sus miembros sean suficientes como para generar incentivos en cantidad adecuada para inducir a esos mismos participantes a la prestación de sus contribuciones. Por su parte, cada partícipe sólo mantendrá su cooperación mientras los alicientes que se le ofrecen sean iguales o mayores a las contribuciones que le son demandadas.

Es importante destacar que Barnard se refiere en todo momento a incentivos y alicientes; es decir, concede una importancia capital a los motivos no económicos que mueven a cooperar. Barnard dedica gran número de páginas de The functions of the executive a desgranar las características y funcionamiento de estos alicientes no económicos. Distingue entre el “método de los incentivos”, por el que la organización ofrece algo que los participantes desean sin afectar a sus preferencias internas, y el “método de la persuasión”, por el que la organización influye sobre las preferencias internas de los participantes induciéndoles a cooperar.

Dentro del “método de los incentivos” Barnard distingue entre:

1. Incentivos materiales
2. Oportunidades personales no materiales
3. Condiciones físicas del trabajo
4. Satisfacción de ideales personales
5. Atractivo asociativo
6. Adaptación a los métodos de trabajo habituales
7. Oportunidades de participación
8. Condición de comunión (sentido de pertenencia)

Cuando una organización es incapaz de inducir a la cooperación a sus participantes a través de uno o más de estos ocho incentivos, entonces necesariamente deberá utilizar el “método de la persuasión”, sobre todo a través de la inculcación de motivos. En caso contrario la organización, como tal, deja de ser viable. La inculcación de motivos se consigue formalmente a través de la educación de los participantes y de la propaganda, pero también –informalmente- a través del ejemplo, la imitación y emulación de comportamientos habituales.

Tras un análisis en profundidad de distintos tipos de organizaciones, Barnard observa que el “método de los incentivos” es usado de manera intensiva para inducir a la cooperación en las organizaciones industriales y comerciales, mientras que el “método de la persuasión” es más común en las organizaciones políticas y religiosas de todo tipo.